La trasformazione digitale all’interno delle aziende non ha solo a che fare con l’introduzione di tecnologia negli uffici e negli stabilimenti, ma è una trasformazione complessa, culturale, che modifica metodologie e abitudini sedimentate
Obiettivi della trasformazione digitale
1- Semplificare: accorciare le distanze all’interno dell’azienda, tra i dipendenti di vari settori, e all’esterno, con i clienti finali e i partner commerciali, che possono essere coinvolti in maniera più diretta e immediata nei processi.
2- Ottimizzare: accelerare e rendere più agili tutte le attività aziendali
3- Dematerializzare ovvero digitalizzare non solo i singoli documenti, ma gli interi processi e flussi documentali di cui si compone un’attività economica.4- Automatizzare: una volta digitalizzati, i processi possono essere automatizzati, delegando parti di essi a software. Oltre all’evidente risparmio di tempo, la conseguenza collaterale è la possibilità di liberare risorse umane specializzate per dirottarle su attività di maggior impatto, come l’acquisizione o l’implementazione di clienti
Prerequisiti per una trasformazione digitale efficace
La trasformazione digitale è solitamente una scelta effettuata dal top management, che deve quindi essere proattivo e consapevole dei benefici che può apportare, in modo da poterli veicolare con efficacia a tutti i livelli aziendali.
Non è ovviamente un processo immediato, ma una situazione di emergenza (come si è venuta a verificare con la recente pandemia) o una criticità improvvisa all’interno dell’azienda possono portare ad un’accelerazione forzata, superando le reticenze a lasciare vecchi e confortevoli modelli, rassicuranti seppur poco efficienti, per lanciarsi nell’implementazione di modelli nuovi.
Per garantire la sicurezza sanitaria, ad esempio, molte aziende hanno accelerato l’implementazione di soluzioni che consentono l’interazione dei dipendenti sul piano digitale (videoconferenze, file sharing) e hanno aumentato la digitalizzazione dei canali dedicati ai clienti e alla customer care (e-commerce, app, chatbot)
La trasformazione digitale con Maia Management può essere più facile: offre un valido supporto in questa fase di transizione, partendo dall’ascolto mirato alle esigenze delle singole aziende, inclusi partner, clienti, fornitori. Maia Management può accompagnare le aziende nelle tappe verso la digitalizzazione intendendola come un’evoluzione graduale, con un piano di change management che coinvolge attivamente tutto il personale.
Le due grandi aree di azione
Per puntare all’efficienza, è necessario digitalizzare i processi e i flussi documentali.
Digitalizzare i processi significa ripensarli completamente, inserendo, dove possibile, moduli di automazione per ridurre i passaggi manuali, garantendo allo stesso tempo maggiore controllo e maggiore velocità nelle operazioni.
Digitalizzare i documenti, eliminando quindi la carta, è un tassello imprescindibile per garantire un flusso corretto e senza interruzioni di informazioni.
Se l’obiettivo è fluidificare i percorsi decisionali, i percorsi di condivisione da remoto con i clienti, bisogna abbattere le barriere fisiche tra tutti i partecipanti e quindi dematerializzare fatture, bolle, ddt.
I documenti devono poter essere disponibili e fruibili in qualsiasi momento, in maniera semplice e rapida, come richiesto dal mercato attuale. Introdurre tecnologie self-service per i lavoratori e i partner commerciali aumenta in maniera esponenziale le possibilità di riuscita di un progetto.
Durante questo processo, non bisogna dimenticare l’importanza della comunicazione, che rimane un fattore principale per il cambiamento: le organizzazioni dovrebbero comunicare sempre al proprio team gli scopi della trasformazione digitale. Ciò li aiuta comprendere l’importanza del cambiamento. Nelle aziende dove è presente una comunicazione efficace la trasformazione digitale ha un tasso di successo tre volte maggiore.
A che punto è la trasformazione digitale nelle aziende italiane?
Prima della pandemia, la digitalizzazione veniva perseguita da un numero esiguo di aziende, in generale aziende di grandi dimensioni e/o multinazionali, che quindi utilizzavano modelli di business importati dalle case madri.
Ma sappiamo che in Italia la maggior parte delle aziende sono di piccole o medie dimensioni. In questo caso, nonostante l’88% di esse fosse consapevole dell’importanza e necessità della digitalizzazione per sviluppare il business, solo il 26% poteva effettivamente ritenersi maturo e competitivo sul mercato globale nell’utilizzo della tecnologia (fonte: indagine del 2020 dell’Osservatorio Innovazione digitale nelle Pmi del Politecnico di Milano). Il più recente report condotto da Vodafone Business e riportato dal Corriere della Sera conferma sostanzialmente questi dati, nonostante sia datato 2021.La pandemia ha dato una spinta propulsiva verso il raggiungimento di una trasformazione digitale e a testimoniarlo è l’aumento delle richieste di consulenze IT, non più per piccoli problemi di ordinaria amministrazione (virus, spam, guasti nei computer), ma per costruire piani coordinati e ad ampio respiro per il corretto funzionamento dell’IT aziendale e della sua sicurezza.
